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天地方圓

現階段電子評標遇到的問題

作者:不詳  工作單位:  聯系方式:  發表時間:2008-08-22  瀏覽次數:2337

        隨著《建設工程工程量清單計價規范》的推廣與應用,無論招標,投標單位都掌握了大量的策略。為了更好的評判出最優秀最合理的中標者,評標的項目和分值算法都更細致了。導致評委的工作量巨大且繁瑣,手工評分難度越來越大,評標工作耗費的時間越來越長。基于以上原因全國各地開始嘗試或推廣電子評標系統,電子評標的方式極大的降低了評委的重復工作量,提高了評標的質量和效率,使評標更公平、公正、科學合理。現對電子標書在招投標環節下的應用做簡單的闡述。
  電子評標系統通常由電子評標軟件和電子標書編制工具組成,其基本應用模式為,招標人在向投標人提供招標文件時,同時提供一個存儲介質如光盤或U盤,里面包含固定格式的電子招標文件及電子標書編制工具。投標人編制完投標報價后,應用電子標書編制工具填寫投標報價或導入投標文件,形成電子投標文件,并且把電子投標文件放入存儲介質。作為投標文件的一部分遞交到開標現場,唱標時(或者唱標結束后)把電子投標文件導入電子評標軟件中。在初步評審階段由清標小組操作電子評標軟件以完成清標過程,清標小組打印出清標結果報表。詳細評審階段,評委對清標結果報表進行分析、確認和判定,得出詳細評審結果。然后由電子評標軟件根據評標辦法來匯總得分,形成評標結果。
  在評標的過程中,電子評標系統解決了手工無法替代的輔助清標工作。輔助清標工作包括對投標人的清單進行符合性檢查、對投標人的投標報價數據進行計算錯誤檢查、對投標人報價中不可競爭費的費率和報價進行復核、對投標人報價的合理性進行分析。電子評標軟件將投標文件中的偏差項及有疑問的報價搜索出來,供評標專家評定,可以把評委從勞神耗時的找錯工作中解脫出來,充分發揮評委的專業特長及專業能力,達到評標的最佳效果,體現公平、公正、科學、擇優的原則。這樣充分發揮了專家的價值,減少了人為干預的可能,充分保證了招標人和投標人的利益。
但不可否認電子評標系統的推廣過程中還是存在很大阻力,在電子評標系統的施行過程中也暴露出了一些問題,需要各參與方共同努力。
  一、缺少簡單易用的數據標準接口
  電子評標軟件導入電子投標文件時,要求投標人按照規定格式提供電子標書文件,目前有些地區因為各種利益關系沒有公布數據標準接口,電子評標系統只能接收指定的計價軟件生成的電子投標文件,其他計價軟件生成的標書文件則被拒絕接收。這種人為設置投標壁壘的方式極大的增加了投標人的商業成本和學習成本。也有些地區是采用把通用的Excel格式投標文件轉換為電子投標文件,但由于Excel文件轉換時需要逐張表操作并且對報表格式要求比較嚴格,導致轉換數據的工作量較大。
  要使電子評標系統得到真正的推廣,這就要求行業主管部門和專業的軟件開發商來共同制定一個簡單易用的數據標準接口,并向社會開放。數據標準接口的格式建議采用數據庫形式,因為數據庫形式的接口文件可以完整的包含電子評標需要的所有數據,并且可以完整的保存數據間的關聯關系。由工程量清單計價軟件公司配合,投標人在計價軟件中就可以導出標準數據文件,不需要進行另外的數據轉換工作,這樣可以減少投標人的工作,提高電子標書的準確率,同時也為清標工作提供完整的數據。
  二、招標人需要制定一套完整、切實可行的清標規則、評標辦法
  電子評標軟件的功能包括兩大塊,輔助清標和評標。清標就是查找投標人標書中的偏差、計算錯誤以及投標報價不合理的項,給評委的評判提供充分的分析資料。評標就是按照評標辦法計算投標單位得分。清標過程會涉及到如何處理清標的結果,比如是否判定投標單位的價格是否合理,判定的依據。只有在招標文件中制定完整、切實可行的清標規則,依靠評委的豐富經驗來分析判斷清標的結果,才能達到理想的清標效果。
  要解決好這個問題,招標人在編制招標文件期間可以向相關部門交流和咨詢,了解電子評標系統的功能和原理,借鑒已有地區成功的經驗,結合電子評標軟件的原理制定一個完成、切實可行的清標規則和評標辦法,這樣才能最大發揮電子評標系統的強大功效。
  三、投標人沒有真正理解電子評標的作用
  由于電子評標系統的宣傳推廣還不夠,一部分投標人所理解的電子評標系統,其主要功能就是查找投標人標書中的偏差、計算錯誤以及投標報價不合理的項,從這個角度他們會認為電子評標系統損害了他們的利益,因此有些投標人是持抵觸態度的。有些投標人表現出的現象就是不愿意參加招標人或管理部門組織的針對電子評標的培訓,不了解電子評標對自己投標過程帶來的變化,沒有預留充分的時間來學習和操作電子標書的制作過程,導致最后不能正確制作電子標書文件被廢標。
  其實好的電子評標系統不僅能查錯,還能夠在投標報價過程中幫助投標人回避一些可能發生的錯誤,例如投標人在編制投標報價時不小心修改了工程量清單的數量、不可競爭費的費率計取錯誤,這些問題在很多評標辦法中都會判定為廢標或者是做不利于投標人的判定,如果電子評標系統能夠幫助投標人回避這些問題,則能提高投標報價的準確率和投標文件的有效性。例如有些地區使用的電子標書編制工具在填報投標報價時會審核投標文件是否篡改了工程量清單、是否按照規定費率計取不可競爭費。同時電子評標系統整個過程由計算機自動計算,降低了人為干預的可能性,為投標人提供了一個公平的競爭環境。
  另外從電子評標系統的使用價值及行業對電子評標系統的積極態度來看,在清單計價的招投標環境下,電子評標是必然的趨勢,投標人能快速適應規則的變化,就能最大程度降低規則變化帶來的風險,保護自己的利益。積極的了解學習電子評標給大家投標過程帶來的變化,按照要求正確制作電子標書,你可能就成為規則變化的贏家。
  四、投標人編制電子標書文件時,出現問題無法得到有效的服務和幫助
  投標人為了保證投標報價的保密,通常會在開標前的晚上才確定最終的投標報價。而投標人的習慣都是先確定投標報價然后打印報表、編制電子標書文件。在編制電子標書時很可能在對電子標書不熟練的情況下,碰到操作問題或者系統本身的問題,而這時候可能是在凌晨時間,能提供幫助的服務人員已經下班,這時候再去尋找服務時很難得到有效的幫助。這也是一部分投標單位在初次投標時容易出現的問題。
  要解決好這個問題需要從幾方面入手,一是投標人在拿到電子標書文件和電子標書編制工具后,及時檢查并學習,及早發現里面可能存在的問題并和相關人員取得聯系;二是主管單位或者招標人要選擇成熟穩定、易用性好的電子評標系統,這樣能降低投標人學習的成本,又能避免系統不穩定帶來的風險;三、電子評標系統的服務商要有較強的服務能力和服務意識,投標人編制電子標書時出現問題時需要非常及時有效的服務幫助,只有服務能力和服務意識強的服務人員才能保證投標人碰到的問題得到有效的解決。
  五、如何解決電子標書的合法性和紙質標書與電子標書一致性
  在現階段甲方和中標單位都是以紙質標書簽訂合同的,工程變更、工程款支付、工程竣工結算也是如此,即紙質標書是具有法律效力的文件。而電子評標系統清標是對電子標書文件進行審查析,說到這里大家可能會驚奇的發現如果紙質標書與電子標書不一致,那清標工作豈不是白做了嗎?一些地區在處理投標人提供的紙質標書與電子標書投標報價不一致情況時,通常會以紙質標書為準,這就使電子評標工作的嚴肅性大大降低,所以要使電子評標系統真正推廣并達到應用的效果,還必須確定電子標書的合法性,并用技術手段來保證紙質標書與電子標書一致性。
  選擇紙質標書作為簽訂合同的依據,是因為紙質標書中有法人簽名和法人蓋章。國家在2004年8月28日頒布了電子簽名法,這為確立電子數據的合法性提供了一個很好的思路。但在目前階段電子簽名技術還沒有成熟的情況下,可以利用招標文件條款進行約定,并利用嚴格的保密技術來維護投標人的利益,以此來維護電子投標文件的合法性。
  而要解決紙質標書與電子標書一致性的問題,完全可以依靠現有的技術力量由軟件開發商在電子評標系統中實現,如投標人選擇用電子標書編制工具來打印投標報價報表,報表中帶有可以唯一標識的文字信息。這種方式已經在一些地方得到應用和推廣,使電子評標系統的先進性和嚴密性得到了很好的體現。
  六、交易中心設備投入、人員配備
  使用電子評標,需要在開標、評標室配備計算機、投影儀、打印機等設備,以保證電子評標的整個過程正常進行,并體現公開、公平、公正、誠實信用的原則。并且建筑市場有時會有一些工程規模大,投標單位多的項目,筆者就曾經歷過81家投標單位超大項目。這種情況導致電子評標系統的運算量巨大,為了保證電子評標系統的正常運行,這就要求交易中心配備性能較好的設備。
另外當前電子評標系統的主要功能之一是輔助清標工作,如清標過程可以由評標委員會完成或委托清標小組進行,清標的操作人等同于“評標辦法”中定義的“清標小組”,其行為也應經評標委員會授權后,其清標結果才能得以確認。清標的操作人員除應具備相應的計算機操作能力外還應具備評標辦法所規定的清標能力或響應資質以及規定的回避條件。
  上述問題需要參與電子評標環節的各參與方共同配合才能達到很好的解決,主管部門、招標人、甲方、投標人、評委都在其中扮演非常重要的角色。另外軟件開發商也對電子評標系統的運用起到重要的作用,一家實力強大、專業知識豐富的專業軟件開發商能為電子評標系統提供完整可行的解決方案,軟件開發商的豐富經驗和良好的服務意識是電子評標系統得以正常運行的保障。
 

2008-8-22

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